Onko IT-tuotteen tai -palvelun hinta kallis tai halpa on subjektiivinen käsite.  Suuren pörssiyrityksen johtajalle miljoona euroa on vähän ja IT-asiantuntijalle paljon. Jos aikaisempi IT-järjestelmä on maksanut 2 miljoonaa euroa, näyttää kilpaileva 1 miljoonan euron järjestelmä edulliselta.  Silti hankintaa ei voida aina toteuttaa. Selityksen olet varmasti kuullut usein: "Ei mahdu budjettiin".  Yritysmaailma toimii pitkälle vuosibudjettien rutiinien kanssa. Se korostaa lyhyen aikavälin ajattelua ja juuri hankintahinnan merkitystä.

Vuosibudjetin allokaatio on organisaatiolle kuin viikkoraha lapselle - Sen voi käyttää parhaaksi katsomalla tavalla eikä kukaan perään huutele.

Mikäli IT-hankinta ja säästö kohdistuu vakiintuneeseen hyödykkeeseen, kuten konesalin vuokraan, laitteen tai lisenssin hintaan tai palvelusopimukseen, on päätös helppo tehdä.  Joillekkin hintojen puristaminen on jopa päivittäinen työtehtävä. Merkittävästi vaikeampaa on haastaa vanhaa toimintamallia ja tehdä laskentaa investoinnin takaisinmaksuajoista. Esimerkki. Olemme juuri valmistelleet esityksen taloyhtiön yhtiökokoukselle siirtymisestä kaukolämmöstä maalämpöön sekä aurinkovoimaan. Excel näyttää numeroina hyvälle ja osakkaita askarruttaa enemmän näkyvät vaikutukset pihaan ja ympäristöön. Hintalappu on kuitenkin kova, mutta oletettu takaisinmaksuaika on yhtiön edun mukainen. Merkittäviä hyötyjä emme saa viilaamalla vuosibudjettia muutamalla prosentilla tai kilpailuttamalla toimittajia.  Emme silti ole edelläkävijä uuden teknologian hyödyntämisessä. Referenssejä on paljon. Tarvittiin kuitenkin disruptiivinen innovaatio, hallituksen kiinnostus pitkänaikavälin hyötyyn sekä ponnisteluja selvittää asiaa. Verkkoautomaatio on yksi IT-alueista, jossa joudutaan pohtimaan organisaation vakiintunutta toimintamallia.   Se on myös alue, jossa laskentaa tehdään vuosibudjettia pitemmällä tähtäimellä.  Kuten maalämmön esimerkissä, tälläkin alueella referenssejä on paljon. Kyse ei siten ole IT-kehitysprojektista, jonka lopputulos ja onnistuminen selviää vasta vuosien kuluttua.

Panosta esiselvitykseen ja laske nykyiset kustannukset

Verkkoautomaation kehityshankkeen ensimmäinen vaihe on laskea yritysverkko-operoinnin volyymit ja kustannukset.  Taulukon esimerkki on noin 2500 verkkolaitteen ja 200 toimipisteen (kytkimet, WAN-reitittimet, palomuurit, kuormantasaajat, WLAN kontrollerit, tukiasemat, SD-WAN laitteistot) sekä yhden pienen palvelinkeskuksen ympäristön ylläpitoon liittyvät työt.  Jokainen yritys ja toimintaympäristö on erilainen. Myös yritysten muutosvauhti ja syklisyys on erilainen.  Yhteistä sen sijaan on, että vian oletetaan lähes aina olevan verkossa. Näin tapahtumia on huomattavan suuri määrä.

Kuva - Laskenta auttaa havainnoimaan manuaalisen toiminnan ja rutiinityön kustannukset.

Esimerkissä potentiaali säästöille on kolmen vuoden aikana merkittävä.  Tämän selvitysvaiheen jälkeen on tarjouskierroksen vuoro ja tuotteen, palvelun ja käyttöönoton hintaa voidaan peilata hyötyihin.

Käytetäänkö säästettävät resurssit kehitystoimintoihin vaiko tavoitellaanko puhtaasti kustannussäästöjä?

Tarve vaihtelee. Samoin miten kustannukset muodostuvat ja kenen budjetissa ne näkyvät? Ovatko resurssit sisäisiä vai ostetaanko ne palveluna? Asia ja kiinnostus aiheeseen kuuluu vastuullisen omistajan tehtäviin.  Palveluiden maailmassa harva toimittaja oma-aloitteisesti esittää kuinka puolittaa laskutus.  Toimittajaakin ohjaa vuosibudjetti, mutta se on myyntibudjetti. Myös tämän osalta maalämpö case esimerkkinä on hyvä.  Huolimatta energiateknologian kehittymisestä, en ole saanut yhteydenottoa nykyiseltä toimittajalta taloyhtiön lämmityskulujen puolittamisesta. Omistajan tulee olla hereillä ja olla itse aktiivinen, koska intressit eivät usein ole yhtenevät.

Kahdeksan tunnusmerkkiä verkkoautomaation tarpeelle?

Suomessa lähtökohtaisesti IT-palvelun toimittaja vastaa palveluiden valvonnasta (monitoroinnista) sekä palvelun muutoshallinnasta.  Joissakin tilanteissa erillisen verkonvalvontajärjestelmän käyttö on perusteltua paremman tilannekuvan saavuttamiselle ja palvelutasojen seurannalle. Valvontaohjelmistot soveltuvat kuitenkin huonosti dokumentointiin, sekä konfiguraatioiden muutoshallinnan vaikutusten seurantaan. 80% ongelmista aiheutuukin juuri muutoshallinnasta. Valvontaohjelmistojen toimittajat ovat listanneet kahdeksan tunnusmerkkiä verkkoautomaation tarpeeseen valvontaohjelmiston lisäksi:
  1. Dokumentaation ja CMDB ylläpitäminen on hidasta ja kallista kuluttaen resursseja.
  2. Muutoshallinnan ja niiden vaikutusten haastava seuranta (nekin, joita kukaan ei ole tehnyt)
  3. Liian monta ohjelmistoa, joiden käyttötarkoitus epäselvä yksittäistä asiantuntijaa lukuun ottamatta
  4. Service Desk 1. taso escaloi lähes poikeusetta potentiaalisen verkkovian seuraavalle asiantuntijatasolle
  5. Tietotaito puuttuu seuraavan askeleen osalta vaikeassa vikatilanteessa
  6. Asiantuntijoilta kestää liian kauan ongelman löytämiseen (tunteja tai päiviä)
  7. Rutiinitehtävien toistuva suorittaminen nakertaa työtyytyväisyyttä
  8. Näkyvyys satunnaisiin ongelmiin, jotka raportoitu, mutta poistuneet itsesään puuttuu

Johda tiedolla ja automatisoi rutiinityö

Tietoverkkojen kehittäminen ja johtaminen ilman dynaamista ja automaattista dokumentointia on kuin suunnistaminen pimeässä paperikartan kanssa.  Vianselvitys ilman digitaalista kaksosta ja verkkoautomaatiota on hidasta, kallista ja vanhanaikaista.  Modernisointi kannattaa. Lue myös blogi "Digitaalinen kaksonen on verkonhallinnan vaikuttavin uudistus".   Hannu Rokka, Senior Advisor 5Feet Networks Oy