Valtakunnan mediat ovat arvioineet kansallisen SOTE-hakkeemme ICT-kustannuksia veronmaksajille. Arviot ovat liikkuneet 550–650 miljoonan euron välillä. Oma arvioni on noin 2 miljardia euroa ja perustuu kolmeen liiketoiminnassa saatuun kantapään oppiin.

Ensin projekti saadaan liikkeelle tarkoituksellisesti ylioptimistilla laskennalla, sitten sen toteutus suunnitellaan täysin epärealistisesti ja päätös niitataan perustelulla ”että se on pakko tehdä”. Näiden kolmen – tarkoituksellisen optimismin, ylivertaisuusvinouman ja suostuttelustrategioiden – avulla saadaan projekti, jonka alun perinkin tiedetään epäonnistuvan – tai ne tietävät, jotka suostuvat ymmärtämään todelliset faktat.

1. Tarkoituksellinen optimismi

Suurta kehityshanketta investointeineen ei saa liikkeelle, mikäli todelliset kustannukset arvioidaan ja esitetään täysimääräisenä. Tämä koskee tuotekehityshankkeita, IT-arkkitehtuurihankkeita sekä useita sekalaisia kehityshankkeita. Projektin realistinen takaisinmaksuaika on useimmissa tapauksissa aivan liian pitkä, erityisesti kvartaalitalouden paineessa toimiville pörssiyhtiöille. Tarkoituksellinen optimismi onkin yleinen tapa yritysmaailmassa saada projektin käynnistämiseen lupa. Kukapa ei puoltaisi suunnitelmaa, jonka tulokset ovat kiistattoman hyvät Excel-taulukkolaskentaohjelmassa. Toimintatapa ei ole vieras julkishallinnossakaan, puhumattakaan kansallisen tason ideologisista hankkeista kuten SOTE-uudistuksesta. Tässäkin hankkeessa on tarkoituksenmukaista arvioida kehityshankkeen kustannukset, resurssit sekä aikataulu ylioptimiseksi.

2.Ylivertaisuusvinouma

Toinen ihmisen toiminnan haaste on ylivertaisuusvinouma, jonka lopputuloksena on aina epärealistinen projektin aikataulu.  Kehityshanke on yleensä paljon monimutkaisempi ja monitahoisempi kuin oletetaan. Kokeneiden projektipäälliköiden ja asiantuntijoiden soraäänet kumotaan. Edellisten projektien toteutuneet aikataulut ja budjettiylitys todetaan yksioikoisesti johtuneen huonosta johtamisesta. Nythän on uudet johtajat asialla, ja ihan eri tilanne. Jos faktoilla ei pystytä projektia perustelemaan, voidaan aina ottaa muutosjohtajan rooli. ”Maailma muuttuu nyt nopeammin kuin koskaan, meidän on aivan pakko tehdä tämä nyt tai putoamme kelkasta”. Kriittinen keskustelu lopetetaan toteamalla, että ”muutoksella on aina vastustajansa”, jos keskustelua koskaan on edes käyty.

3. Suostuttelustrategiat

Lainaan psykologi Skarp kirjoitusta Helsingin Sanomista vuodelta 2017, joka peilaa erinomaisesti reaalimaailmaa ja omia kokemuksiani kehityshankkeissa.

Projektin käynnistämiseen tarvitaan lupa, jolloin hankkeen omistaja käyttää erilaisia suostuttelustrategioita.  Tässä nostetaan esille vain myönteisiä asioita ja jätetään mainitsematta olennaisia riskejä. Olen urallani saanut eteeni lukuisia esityksiä, joissa ovat kaikki mahdolliset ja mahdottomat puoltavat lausunnot. Välttämätön kriittinen keskustelu jää puolivillaiseksi, joka parantaisi onnistumisen mahdollisuuksia. Kokeneiden hallitusammattilaistenkin soraäänet olen nähnyt lakaistavan maton alle taulukkolaskennan osoittamalla skenaariolla. Viimeinenkin vastustaja taklataan yksinkertaisella kysymyksellä ”etkö sinä halua tämän firman kasvavan?”.

Aikataulu pettää – budjetti ylittyy

Jossain vaiheessa todetaan aikataulun pettäneen. Yleensä projektin ohjausryhmä myöntää sen viimeisenä. Tehdään pieniä korjausliikkeitä ja päivitetty aikataulu. Tässäkin kohtaa esitetään liian optimistista aikataulua ja lisäbudjettia, koska se pitää projektin liikkeellä. Jos projektin alkuperäinen kesto oli 2 vuotta, ei kukaan uskalla sanoa ennusteen olevan 6 vuotta. Kun projekti on lopulta vuosia myöhässä ja rahaa poltettu moninkertaisesti tulee uponneiden kustannusten harha. Ajatellaan, että tähän on satsattu niin paljon rahaa, ettei kannata lopettaa.

Nigerialaiskirjeiden uhrit olivat vastaavassa tilanteessa uskoen, että lähettämällä vielä vähän lisää rahaa huijarille saadaan luvattu pääoma korkojen kanssa takaisin.

Investointien alaskirjaus

Olemme nähneet mediassa suuriakin alaskirjauksia IT-projekteista. Omaakin kokemusta on. Ideologinen alustan valinta toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamisessa oli kaataa ison IT-yrityksen; halu laajentua liian nopeasti ja aivan liian aikaisin kansainvälisille markkinoille epäonnistui, kriittisen useamman kerran; Liiketoimintajärjestelmän kehityshanke pitkittyi moninkertaiseksi; Palvelu, jonka piti olla ylivoimainen markkinassa ja perustua lähes valmiiseen ohjelmistoon myöhästyi viisi vuotta muodostaen lopulta lähinnä epästabiilin himmelin. Kaikissa näissä on toistunut suostuttelustrategia sekä ylivertaisuusvinouma, joka aiheutti merkittäviä ja ennustamattomia kustannuksia sekä liiketoimintahaittaa. Rahalla on aina selvitty eli liiketoiminnan hitaammalla kasvulla.

 

Todelliset kustannukset ja yritysarvon tuhoaminen

SOTE-hankkeen ICT-kustannusarvioni 2 miljardia on hihasta vedetty.  Se perustuu olettamaan projektin todellisesta aikataulusta, IT-kustannusten laskennasta sekä mediassa esitetystä arviosta. Olen varma, että tässäkin hankkeessa on käytetty suostuttelustrategiaa, ylivertaisuusvinoumaa sekä tarkoituksenmukaista optimismia. ICT-kustannusten lisäksi olen havainnut urallani lukuisia kustannuseriä ja liiketoiminnan kasvua haittaavia tekijöitä, jotka puuttuvat laskennasta.

  1. Kehitykseen, testaamiseen ja kouluttamiseen käytetään valtavasti liiketoiminnan avainresurssien aikaa ja osaamista. Aika on pois asiakastyöstä ja kuormittaa henkilöstöä ennakoitua enemmän. Menetetyt resurssit korvataan ylitöillä tai palkkaamalla lisää henkilöstöä. Tämä ei näy IT-budjetissa ja valitettavan usein asiaa ei huomioida lainkaan.
  2. Ketterän kehityksen menetelmällä valmistuu toiminnoiltaan aina puutteellinen versio, joka halutaan tuotantoon. Liiketoiminnalle usean järjestelmän samanaikainen käyttö on äärimmäisen haastavaa. Asiakaskokemus laskee, myynti laskee, tuotteistus on hankalaa, henkilöstötyytyväisyys laskee ja aikaa kuluu toisarvoisiin tehtäviin.
  3. Vanhaa prosessia ja IT-järjestelmäviidakkoa joudutaan ylläpitämään rinnalla, joka tuplaa järjestelmän ylläpitokustannuksen ylimenevältä ajalta. Luvattua järjestelmätason säästöä ei saavuteta, vaikka kyseiseen IT-projektiin kaadetaankin lisää rahaa.
  4. Projektin pitkittyessä lainsäädäntö ja toimintaympäristö muuttuvat, jolloin vanhaa IT-järjestelmää joudutaan kehittämään samanaikaisesti uuden kanssa. Tämä hidastaa entisestään projektia resurssien hajaantuessa.
  5. Henkilöstön motivaatio hiipuu aikataulun venyessä ja henkilöstön vaihtuvuus kasvaa. Rekrytointikustannukset, perehdytys, hiljaisen tiedon ja asiakassuhteiden menetys ovat merkittäviä kustannuseriä ja kasvua hidastavia tekijöitä.
  6. Uuden IT-järjestelmän ja sen prosessin vikojen korjaamiseen kuluu arvioitua enemmän aikaa. Osa asiakkaista kyllästyy jatkuvaan selittelyyn käyttökatkoista, virheistä sekä korjausten aikatauluista ja äänestää jaloillaan. Tämän kalliimpaa projektia ei olekaan.
  7. Budjetin ylittyessä seuraavien vuosien investointibudjetista joudutaan edelleen rahoittamaan pitkittynyttä projektia. Se on pois kaikista muista kehityshankkeista.

Väitän, että suurinta osaa liiketoiminnalle aiheutuvista ylimääräisistä kustannuksista ja/tai kasvua hidastavista tekijöistä ei ole huomioitu projektien alkuvaiheissa. Riskinä on, että pitkittyessään projektista tulee merkittävä kasvua estävä liiketoiminnan haitta syöden sen energian.

Ennen shampoota ja shampoon jälkeen?

Tätä hauskaa lausetta käytti Pekka Helle uransa alkutaipaleella tehdessämme laskuharjoitusta tuottamastamme palvelun arvosta asiakkaalle. Hankkeessa pyrittiin arvioimaan uuden palvelukonseptimme todellista arvoa euroina verrattuna toimialan vakiintuneeseen toimintamalliin. Pekan analyysi oli, että suuressa osassa yrityksiä sekalaiset kehityshankkeet useimmin syövät yhtiön arvoa kuin kasvattavat sitä. Vaikka sisäisen toiminnan prosesseja ja IT-arkkitehtuureja muutetaan rajusti, se harvemmin näkyy asiakkaalle kasvaneena arvona. ”Ennen shampoota ja shampoon jälkeen” on hyvä harjoitus, mutta edellyttää myös kriittisiä näkökulmia keskusteluun.

Kuinka hyvin SOTE-himmelin ”ennen shampoota ja shampoon jälkeen” logiikka on haarukoitu ja paljonko rahaa ja resursseja muutokseen lopulta kaadetaan, kunnes ollaan uponneiden kustannusten harhassa jää nähtäväksi. Minun arvioni on, että ”ketterä nigerialainen” vie 2 miljardia euroa ja kansalaiset evät saa yhtään parempaa palvelua.

 

Hannu Rokka, Senior advisor

5Feet Networks Oy